Enne, kui asud kirjutama tarbeteksti, on mõistlik leida vastused allolevale neljale küsimusele. See võtab mõnevõrra aega ja plaanimist, kuid kirjutamine on pärast seda tõenäoliselt märksa lihtsam, sest tead üsna täpselt, mida, kellele ja kuidas kirjutada.
1. Millised on su põhisõnumid? Mida soovid tekstiga saavutada?
Hea tarbeteksti kirjutamine algab eesmärgi sõnastamisest. Tarbetekst kirjutatakse alati konkreetsel põhjusel. Näiteks võid soovida anda klientidele teada uuest teenusest või seadusemuudatusest, juhendada tarbijat toodet või teenust kasutama või veenda kedagi just sinu projekti rahastama. Mõtle läbi, mida soovid tekstiga saavutada, milline teave peab lugejani jõudma, kuidas peaks lugeja käitumine või suhtumine pärast teksti lugemist muutuma. Pane teksti põhisõnumid lühidalt kirja.
2. Kes on sõnumite ja teksti sihtgrupp? Miks peaksid su sõnumid neile korda minema?
Samal ajal, kui põhisõnumitega tegeled, mõtle läbi seegi, kellele neid koostad. Mida täpsemalt suudad määratleda sihtgrupi, seda lihtsam on sul hiljem teha keelevalikuid sõnumi edasi andmiseks. Millised on inimesed, kellele tekst on sihitud, ning miks ja kuidas tekst neile korda peaks minema? Mõtle läbi, mis ametit arvatav lugeja peab, milline on tema haridustase ja elukogemus ning kuidas ta suhtestub teksti teemaga.
Mida teha juhul, kui tekst on suunatud mitmele sihtgrupile? Sel juhul kaalu, kas võiks tekstist kirjutada mitu erinevat versiooni ning avaldada need eri kanalites. Näiteks võib osutuda, et seadusemuudatusest on erialainimestele mõistlik teada anda meili teel, samas kui tavainimesele on hea kirjutada kokkuvõte kodulehele ning anda sellest teada ka meedia kaudu.
3. Millised keelevalikud toetavad põhisõnumeid ja on sihtgrupile arusaadavad?
Kui kirjutatava teksti põhisõnumid ning sihtgrupp on teada, saad asuda sihtgrupist lähtuvate keelevalikute täpsustamise juurde. Mõtle läbi, milline on sobiv stiil, kui pikki lauseid kasutada, kui palju võõrsõnu teksti lisada ning kas kasutatavad lühendid on arusaadavad. Seejuures võivad abiks olla selge keele põhimõtted.
Kui tekst on mõeldud erialainimestele, tuleb on asjakohane kasutada oskuskeelseid termineid. Kui sõnumid on sihitud laiemale avalikkusele, tuleb oskuskeelne teave üldkeelselt ning mõnevõrra lihtsustatult lahti seletada.
4. Milline võiks olla teksti struktuur, et see toetaks põhisõnumite edastamist ning teeks lugemise lihtsaks?
Teisisõnu pane paika teksti kavand. Mõtle läbi, millises järjekorras põhisõnumeid esitada, et infoseosed oleksid loogilised ja neid oleks lihtne jälgida, millised alapealkirjad võiksid teksti liigendada ning kui mitmeks lõiguks tekst jagada. Samuti kaalu, kas on asjakohane osa infot edastada loendina või lisada pildimaterjali, näiteks graafik, tabel, infograafika vms.
Kui oled neljale eeltoodud küsimusele vastuse leidnud ning selle käigus läbi mõelnud, mida, kellele ja kuidas kirjutada, on kõige suurem töö juba tehtud ning õige aeg asuda teksti kirjutamise juurde. Sul peaks eelneva töö tulemusena olemas olema kondikava, mida tuleb nüüd täiendada ning täpsustada.
Kui tunned, et vajad nõuandeid ja töövõtteid, et tarbeteksti kirjutamine oleks sihipärane ja lihtne, siis kaalu Kõnetoru tarbeteksti koostamise koolituse tellimist. Vaatame üle sinu organisatsiooni kirjutamisprotsessi alates sihtgrupi (või sihtgruppide) määratlemisest kuni keelevalikute tegemiseni ning tuletame meelde, mida tarbeteksti kirjutamisel silmas pidada. Koolituse tulemusena tead, kuidas tarbeteksti kirjutamist plaanida ning millised sammud läbida, et organistsiooni tekstid kõnetaksid sihtgruppi ning oleksid tulemuslikud.